Einsatz von Videokonferenzsystemen

Konferenzraumlösungen

Videokonferenzsysteme lassen sich vielfältig einsetzen. Der Beitrag beschreibt den Einsatz für Heimarbeitsplätze, die Verbesserung und Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe und Bereitstellung völlig neuer Dienstleistungen.

Heimarbeitsplätze (Home Office)

Ihre Mitarbeiter sollen von zu Hause arbeiten.

Das bringt viele Vorteile für Ihre Mitarbeiter. Reiseaufwendungen, um zum Arbeitsplatz zu gelangen, fallen weg. Arbeit und private Verpflichtungen lassen sich leichter integrieren.

Daneben ist aber zu bedenken, dass damit die Trennung von Beruf und Freizeit immer mehr verschwindet. Die Erreichbarkeit des Mitarbeiters rund um die Uhr (auch Zeit, die für private Zwecke reserviert sein sollte) führt zu mehr Druck. Gleichzeitig nehmen informelle und private Kontakte mit Kollegen ab. Der Mitarbeiter fühlt sich dadurch isoliert.

Teamarbeit

Ihre Mitarbeiter nutzen Arbeitsplätze an unterschiedlichen Orten. Im Betrieb, zu Hause (Heimarbeitsplätze), im Auto oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn, Bus oder Flugzeug.

Speziell für die Zusammenarbeit in verteilten Teams oder beim Einsatz am Heimarbeitsplatz (Home Office) ist die Bereitstellung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (File Sharing) ein wichtiger Dienst. Zugriff auf E-Mails, Daten- und Kalendersynchronisation, die Veröffentlichung von Terminen und Aufgabenkoordination sind interessant.

Spezielle Werkzeuge helfen dabei, die Zusammenarbeit zu verbessern.

Sie unterstützen meist mehrere Funktionen:

  • Direktes Telefonieren am Computer (Soft-Phone), und zwar nur per Audio, aber immer mehr auch per Video, oder
  • Unified Communications (eine Benutzeroberfläche für viele Kommunikationsdienste, z.B. Sprachnachrichten, E-Mails, Instant Messaging, Videonachrichten, Fax, Video, Daten, etc.).
  • Zugriff auf Kalender, Terminpläne, Dokumente, etc.
  • Gemeinsame Arbeit in Teams oder Projekten

Integrierte Lösungen bieten viele Hersteller an. Der Vorteil dieser mächtigen Werkzeuge liegt in der sehr guten Integration verschiedener Funktionalitäten in einem einzigen Produkt. Die Hersteller von Telefonie-Lösungen (meist IP-basierte Nebenstellenanlagen) implementierten Zusätze für Unified Communications-Lösungen, meist inklusive Videokonferenzen. Die Kosten solcher Lösungen sind von vielen Faktoren abhängig.

Alternativ kombinieren Sie beim „Best-of-Breed“-Ansatz das Beste unterschiedlicher Elemente verschiedener Hersteller. Die Kosten lassen sich hier sehr gut durch Auswahl der tatsächlich notwendigen Funktionen beeinflussen.

Zusätzlich sind immer mehr Cloud-Dienste verfügbar. Sie sind sehr rasch realisierbar. Skalierbarkeit und planbare Kosten sind wichtige Argumente für deren Einsatz.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Im Vordergrund steht für Sie die Verbesserung und Optimierung von Geschäftsabläufen. Damit einher geht auch die Steigerung der Produktivität und Effizienz des Unternehmens. Automatisch ergeben sich dadurch auch Kosteneinsparungen.

Online-Meetings

Um umfangreichere Diskussionen führen zu können und die Gefahr von Missverständnissen auszuschalten, ist für Ihre Mitarbeiter der Einsatz von Videokonferenzsystemen vorteilhaft. Ihre Anwender nutzen dazu entweder ihren persönlichen Computer oder spezielle Highend-Videokonferenzsysteme. Zusätzlich steigt der Bedarf, auch mobile Anwender mit Tablet Computer oder Smartphones zu integrieren (Ihre Mitarbeiter müssen oder wollen auch von unterwegs in den Geschäftsprozessen integriert bleiben). Durch Videokonferenzsysteme als Besprechungswerkzeug steigt in Ihrem Unternehmen die Qualität der Entscheidungsfindung (Minimieren von Missverständnissen). Videokonferenzsysteme verkürzen Entscheidungsprozesse (kein Warten auf einen gemeinsamen Termin) und reduzieren die Reiseaufwendungen. Außerdem minimieren Sie durch den Einsatz von Konferenzsystemen die Gefahr vor Erkrankungen durch Infektionen oder Unfällen.

Desktop- und Raumlösungen gibt es schon viele Jahre. Gerade wenn Sie sehr rasch Entscheidungen zu treffen haben bieten Ihnen Videokonferenzsysteme viele Vorteile. Zugegeben, Sie kennen das schon sehr lange und vielleicht steht das eine oder andere ältere System in Ihrem Unternehmen und wartet auf seinen Einsatz.

In den letzten Jahren entstanden viele neue Lösungen, die sehr flexibel und viel einfacher zu handhaben sind. Eine Einladungs-E-Mail an Ihren Partner mit einem Link zum realen oder virtuellen Konferenzraum genügt, und schon laden Sie Ihren Partner zur Videokonferenz ein. Klickt der Eingeladene auf den Kontaktnamen oder Link nimmt er unmittelbar an der Konferenz teil.

Je nach Bedarf und Größe der Anwendung sind unterschiedliche Lösungen verfügbar. Von einfachen Lösungen auf Einzelplatz-Computers oder Smartphones bis zu sehr großen Lösungen mit Videowänden in Veranstaltungshallen gibt es die für Sie passende Lösung. Installationen von Software, oft auch nur Plug-Ins für Ihren Browser, entfallen vielerorts. Die Anzahl mobiler Anwender nimmt sehr stark zu, daher sollten Sie auf die Unterstützung der wichtigsten Betriebssysteme der mobilen Geräte achten.

In den folgenden Kapiteln finden Sie einerseits die Beschreibung der verschiedenen Arten von Videokonferenz-Lösungen, andererseits die Kriterien zur Auswahl von Lösungen aus hersteller- und providerunabhängiger Sicht.

Online-Seminar

Ein Beispiel eines weiteren Anwendungsgebiets von Videokonferenzlösungen ist das Online-Seminar, bei dem das Videokonferenzsystem den Vortrag des Trainers (nur Audio oder in Kombination mit Video) und die Seminarhandouts an viele Seminarteilnehmer (räumlich verteilt) überträgt. Die Teilnehmer nützen einen Rückkanal zur interaktiven Fragestellung (z.B. per Live-Chat, Telefon oder Video) oder zum Feedback. Aufzeichnungen von live abgehaltenen Online-Seminaren oder speziell aufbereitete Lehrinhalte (Präsentationen, Quizze, Austausch der Lernenden untereinander oder mit dem Trainer) unterstützen das orts- und zeitunabhängige Offline-Lernen.

Einige Hersteller bieten Lösungen, die speziell auf den Bedarf der Aus- und Weiterbildung abgestimmt sind.

Intercom

Ein weiteres Beispiel für den Einsatz einer einfachen „Videokonferenztechnik“ ist die Wechselsprechanlage (mit Mikrofon und Videokamera). Hier kann z.B. ein externer Besucher beim Fabrikseingangstor um Einlass bitten und ein befugter Mitarbeiter auf dem Monitor seines Desktop-Computers das Bild des Besuchers sehen. Ist der Besucher autorisiert, das Firmengelände zu betreten, öffnet der befugte Mitarbeiter z.B. durch Druck einer speziell programmierten Funktionstaste das Tor. Je nach Tageszeit definieren Sie berechtigte Ansprechpartner im Unternehmen (eventuell verteilt auf verschiedene Standorte), Besuchern das Tor zu öffnen.

Dies können Sie durch Vernetzung und Integration weiterer Sprechstellen ausbauen und standortunabhängig realisieren.

Integration sozialer Netze

Die Integration sozialer Netze erlaubt Ihnen die Anwahl Ihres Gesprächspartners über z.B. WhatsApp oder Facebook. Die Idee dahinter ist, dass Sie für Ihr Unternehmen für die Business-to-Consumer- und Business-to-Business-Bereiche eigene Social Network- (z.B. WhatsApp- oder Facebook-) Profile bereitstellen, um Ihre Kunden besser zu unterstützen oder für Ihre Kunden leichter erreichbar zu sein. Spezielle Plattformen erlauben Social Network-Nutzern die gezielte Einwahl zu definierten Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Somit intensiviert sich der Dialog mit Ihrem (zukünftigen) Kunden und das trägt zur Kundenbindung bei.

Das ist ein Auszug aus dem Buch „Auswahl von Videokonferenzsystemen“.

BTW: Hier finden Sie das gleichnamige Webinar.

Weitere Informationen passend zum Thema „Videokonferenzsysteme“:

Webinare:

Auswahl von Videokonferenzsystemen

Auswahl von Webinar-Plattformen

Integration von Konferenzsystemen

Bücher:

Auswahl von Videokonferenzsystemen

Auswahl von Webinar-Plattformen

Unified Communications Buyer’s Guide – Deutsche Ausgabe

Seminare:

Unfied Communications-Technologie

Unified Communications – Anforderungen an Netze

SIP-Protokoll – Details

Beratung:

Unified Communications Beratungspakete


Über den Autor

Ronald Schlager ist unabhängiger Trainer, Consultant, Buchautor und Blogger mit den Schwerpunkten Kommunikationstechnologien und deren Anwendungen.

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