So integrieren Sie Faxgeräte in IP-Netze

Fax

Die Übertragung von Faxnachrichten nimmt von Jahr zu Jahr ab. Immer mehr Firmen lassen ihre Fax-Infrastruktur auf oder ersetzen reine Faxgeräte durch sogenannte Multifunktionsgeräte, die hauptsächlich zum Drucken in Einsatz sind (daher in der weiteren Folge als „Multi Functional Printer“, MFP, bezeichnet). Der Artikel beschreibt Integrationsvarianten analoger und digitaler Faxgeräte sowie von Multifunktionsgeräten.

Analoge Faxgeräte

Analoge Faxgeräte zur Übermittlung von gescannten Dokumenteninhalten (Faksimile, Fernkopie) sind seit vielen Jahren in Einsatz. Häufig in Einsatz sind Faxgeräte nach dem Standard der ITU-T mit der Bezeichnung Gruppe 3. Dieser beschreibt ein Übertragungsverfahren über analoge Verbindungen, meist das öffentliche Telefonnetz.

Dabei wird ein Dokument beim Sendevorgang gescannt und die gewonnenen Punkt-Information in digitale Bitmuster (für Schwarz-Weiss, Grauwerte oder Farben) umgewandelt. Die nun im lokalen Speicher vorliegenden Bits sind bei analogen Übertragungsstrecken in Töne (oder, allgemein, analoge Schwindungen) umzuwandeln, um sie über große Entfernungen zu übertragen. Dazu ist im Faxgerät ein Modem (Kunstwort aus MOdulation und DEModulation) eingebaut. Die Regeln, nach denen die Umwandlung der Bits beim Senden bzw. des analogen Signals beim Empfangen erfolgen muss, sind in ITU-T-Standards festgeschrieben. Leider gibt es davon mehrere, und, damit verbunden, unterschiedliche Bitübertragungsgeschwindigkeiten.

Die Herausforderung ist nun, diese Systeme in reine IP-Netze zu integrieren. Dafür gibt es unterschiedliche Ansätze.

 

Analog-Adapter für analoge Faxgeräte

Adapter, die analoge Modemsignale des Faxgerätes digitalisieren und über ISDN übertragen, gibt es schon sehr lange. Die Adapter unterscheiden sich in der Art der Digitalisierung. Verhält sich das analoge Modemsignal wie ein menschliches Sprachsignal, ist es bis zu einer Grenzfrequenz von 3400 Hz digitalisierbar. Das ist bei analogen Faxmodems mit Bitraten von maximal 28800 bps noch anwendbar. Auf der Empfängerseite erfolgt die Demodulation des analogen Signals und somit die Umwandlung in ein digitales Bitmuster, das vom Drucksystem auf dem Empfängerfaxgerät auf Papier gedruckt wird.

 

ISDN-Adapter für analoge Faxgeräte

Faxmodems, die höhere Bitraten unterstützen (z.B. sogenannte „Super-G3-Geräte“), erzeugen komplexe Signale, die nicht durch Abtasten digitalisierbar sind. Somit ist eine Faxübertragung mit z.B. 33600 bps (nach dem Scan-Vorgang) nicht möglich. In diesem Fall muss das Modemsignal noch im Adapter auf Senderseite demoduliert werden. Die reine Nutz- (Punkt-) Information sendet der Adapter beim ISDN über einen B-Kanal mit 64000 bps. Auf der Empfängerseite muss ebenfalls die richtige Adapterfunktion in Einsatz sein, damit die Rückwandlung der Signale nach den richtigen Methoden erfolgt. Voraussetzung ist jedenfalls eine Koordinierung der Kommunikationspartner.

 

IP-Adapter für analoge Faxgeräte

Bei IP-Lösungen gilt grundsätzlich das Gleiche. In diesem Fall empfängt der Adapter das analoge Modemsignal des Faxgeräts und tastet es in regelmäßigen Abständen ab. Die Messwerte werden im Adapter digitalisiert. Für hohe Bitraten (33600 bps) ist im Adapter ein Demodulator erforderlich, der das analoge Modemsignal in Nutzbits zurückwandelt. Die digitalen Werte sammelt der Adapter beim Sendevorgang im lokalen Speicher und verpackt sie in IP-Pakete. Ein Netzwerk überträgt die IP-Pakete zum Empfänger. Dort angekommen, wird die Nutzinformation (im Datenfeld des IP-Pakets) ausgepackt. Sind das Abtastwerte, so werden diese in ein analoges Modemsignal zurückgewandelt und an ein Faxmodem eines Faxgerätes weitergeleitet. Ist das bereits die Punktinformation des Scanners, wird diese direkt an das Drucksystem des Faxgerätes zum Ausdrucken weitergeleitet.

 

ISDN-Faxgeräte

Für das Integrated Services Digital Network (ISDN) spezifizierte die ITU-T Gruppe 4-Funktionen zur volldigitalen Übertragung und damit hoher Qualität und Geschwindigkeit (64000 bps). Dabei ist die Modemfunktion nicht erforderlich.

 

Protokolle

Zum Transport der Nutzinformation und der Ende-zu-Ende-Kontrolle spezifizierte die ITU-T das Protokoll ITU-T T.30.

Zur Sicherung der Übertragung von Nutzinformationen zwischen Analogadapter über IP-Netze spezifizierte die ITU-T den Standard T.38. Der Standard beschreibt das Transportprotokoll zur Übertragung von Faxnachrichten (mit dem ITU-T T.30-Protokoll) über IP-Netze.

 

Multifunktionsgeräte (Multifunction Printer, MFP)

Multifunktionsgeräte (hier auch als „Multifunction Printer“, MFP bezeichnet) unterstützen Scannen, Drucken, Kopieren und Faxen.

Fax über MFP

Der MFP hat ein vollwertiges Faxgerät (meist der „Gruppe 3“ oder „Super-G3) eingebaut. Es verfügt über eine analoge Schnittstelle zur analogen Faxübertragung und direkten Anschaltung an einen POTS- (Plain Old Telephone System) Anschluss eines Providers oder die private Telefonanlage.

Integration von MFP über Analogadapter

Erfolgt wie in den weiter oben beschriebenen Kapiteln.

Integration von MFP über Server

Senden über SMTP mit E-Mail-Client-Software im Personal Computer:

Der MFP ist mit einem Ethernet-Port ausgestattet und über Twisted Pair-Kabel mit einem Switch-Port des LANs verbunden.. Der PC-Anwender nutzt ein Programm zum Scannen eines Dokuments durch den MFP. Das Dokument wird gescannt und der Inhalt in eine Scan-Datei (in unterschiedlichen Formaten wie TIFF, PDF, Postscript und anderen) in einem vordefinierten Verzeichnis des PCs oder einem Netzwerkserver gespeichert. Der Anwender wählt im Bedienmenü aus, dass die Scan-Datei per E-Mail zu versenden ist.

Die E-Mail-Client-Software läuft im PC (z.B. MS Outlook). Ein leeres E-Mail wird vom Client-Programm automatisch geöffnet (mit E-Mail-Absender-Adresse des Anwenders). Das Programm hängt die Scan-Datei automatisch als Attachment an die E-Mail an. Der Anwender definiert die E-Mail-Zieladresse, den Inhalt der „Betreff:“-Zeile und editiert den Nachrichtentext. Danach sendet er die Nachricht aus.

Senden über SMTP mit E-Mail-Client-Software im MFP:

Der MFP hängt am LAN. Das Dokument wird gescannt und der Inhalt in eine Scan-Datei (in unterschiedlichen Formaten wie TIFF, PDF und anderen) geschrieben und im MFP oder einem vordefinierten Verzeichnis eines Netzwerkservers gespeichert. Die E-Mail-Client-Software läuft im MFP. Je nach Produkt lassen sich mehrere E-Mail-Accounts (Mailboxen) einrichten. Jede einzelne Mailbox erhält einen eigenen Namen, der dem Kommunikationspartner als Absenderkennung übermittelt wird.

Per Konfiguration wird der E-Mail-Server definiert, über den gesendet wird. Die Scan-Datei wird als Attachment an die E-Mail angehängt.

Der Anwender gibt am MFP die Rufnummer des Empfänger-Faxgeräts an. Der MFP fügt diese Nummer in die „Betreff“-Zeile der E-Mail sein.

Die Ziel-E-Mail-Adresse ist ein speziell konfigurierter Account eines E-Mail-Servers mit Gateway-Funktion.

Die E-Mail wird an den vorkonfigurierten E-Mail-Server (mit Gateway-Funktion) zur Weiterleitung per SMTP gesendet (mit E-Mail-Absender-Adresse des MFPs). Dieser wandelt die E-Mail in eine Faxnachricht um und sendet sie über das PSTN an ein Faxgerät.

Am E-Mail-Server mit Gateway-Funktion ist ein Benutzername für jeden MFP einzurichten.

Fügen Sie bei Bedarf Titelseiten oder Notizen (z.B. als Text in der E-Mail) ein.

Empfangen von Fax-Nachrichten am E-Mail-Client des Personal Computers:

Am Personal Computer läuft eine E-Mail-Client-Software. Diese empfängt die ankommenden E-Mails, in denen die Faxnachrichten eingebettet sind, wie jede andere E-Mail. Mit entsprechenden Programmen lassen sich die Anhänge (Scan-Dateien) in den unterschiedlichen Formaten öffnen. Sonstige Ausstattungen sind nicht erforderlich.

Empfangen von Fax-Nachrichten am E-Mail-Client des MFPs:

Je nach Lösung ist im MFP die E-Mail-Client-Funktion enthalten. Damit lassen sich E-Mails direkt an den MFP leiten, der Attachments direkt ausdrucken kann.

Auch die gleichzeitige Übertragung von Faxnachrichten an E-Mail-Anwender und MFPs ist möglich.

MFPs lassen sich konfigurieren, dass sie ankommende Faxe an andere Anwender per E-Mail weiterleiten („Fax Forwarding“). Dabei ist in der Konfiguration des MFPs die E-Mail-Adresse des Empfängers einzutragen, der eine Kopie der Faxnachricht per E-Mail erhalten soll.

 

Sicherheit

Faxnachrichten, übertragen als E-Mails, sind nicht als Papierausdruck für jeden lesbar, der am Gerät vorbeigeht. Für höhere Anforderungen stehen Authentifizierungsverfahren und Verschlüsselungstechniken zur Verfügung. Interessant sind Cloud-Dienste, die erweiterte Sicherheitsfunktionen (z.B. verschlüsselter Webzugriff auf E-Mail-/ Fax-Konten) unterstützen.

 

Konnektoren

Für MFPs stehen je nach Hersteller unterschiedliche Konnektoren zur Integration in bestehende Lösungen zur Verfügung.

 

Fax-Server

Multifunktionsgeräte lassen sich sehr gut mit Fax-Server koppeln. Nach Konfiguration des MFPs ist das Gerät in der Lage, Scan-Dokumente automatisch an Fax-Server im Netzwerk zur Weiterleitung zu übertragen. Die Übertragung kann je nach konfigurierter Lösung sehr unterschiedlich erfolgen. Geeignete Protokolle sind: FTP, SFTP, SMB (Microsoft Networking), HTTP/HTTPS (unterstützt von z.B. Microsoft Internet Information Services (IIS) oder Apache), SMTP und andere. Je nach Einsatz der o.g. Protokolle sind unterschiedliche Parameter zu konfigurieren.

 

Internet-Fax

Internet-Fax erlaubt das Scannen von Dokumenten über das Control-Panel der MFP und die Übertragung per E-Mail. Der Empfang und das Ausdrucken von E-Mail-Attachments werden ebenfalls unterstützt. Eine Telefonleitung ist dafür nicht erforderlich.

Zum Versenden ist das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) zu konfigurieren, für den Empfang von E-Mails das Post Office Protocol (POP).

E-Mail-Parameter wie „Betreff:“-Zeile, Inhalt der E-Mail, Benutzernamen oder E-Mail-Adressen, Gerätekennungen und andere Details, die im Nachrichtentext aufscheinen sollen, sind zu konfigurieren.

Nutzen Sie das Firmentelefonbuch über das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) oder ein lokales, Geräte-spezifisches Telefonbuch zum Abruf oder der Speicherung von Kontaktdaten Ihrer Kommunikationspartner.

 

Cloud-Dienste

Cloud-Dienste erfreuen sich großer Beliebtheit. Erlauben Sie doch rasche Bereitstellung kostengünstiger und sehr leistungsfähiger Dienste. Kommunikationsdienste wie E-Mail, Chat, aber auch Videokonferenzdienste sind seit vielen Jahren in Einsatz.

Obwohl Fax-Infrastruktur immer mehr verschwindet, sind weiterhin Faxübertragungen erforderlich. Die Gründe sind vielfältig. Um trotzdem allen Mitarbeitern eines Unternehmens Faxdienste bereitzustellen, nutzen Firmen vermehrt Faxdienste aus der Cloud.

Diese unterscheiden sich im Wesentlichen im Funktionsumfang und der Tarifgestaltung.

 

Beispiele für Cloud-Dienstanbieter:

https://enterprise.efax.com/

https://www.interfax.net/

https://www.retarus.com/

 

Vorteile heutiger Fax-Lösungen, wie sie oben beschrieben wurden:

⇒ Kein Papierausdruck erforderlich

⇒ Jedes beliebige MFP-Produkt ist integrierbar

⇒ Die Lösung ist von jedem beliebigen Standort aus nutzbar

⇒ Jeder Kommunikationsvorgang ist protokolliert (wichtig bei Compliance-Vorgaben)

⇒ Kostenersparnis, da keine analogen Ports für Faxgeräte erforderlich sind, separate Faxgeräte sind nicht mehr erforderlich, Faxnachrichten sind wie E-Mails zu behandeln

⇒ Integrierbar in Geschäftsprozesse wie jede E-Mail-Kommunikation (antworten, weiterleiten, archivieren, etc.).

 

Bezugsquellen:

Multifunktionsgeräten sind erhältlich von Herstellern wie:

Canon

Dell

Epson

HP

Ricoh

Samsung

Xerox

 

Seminarunterlagen:

Einsparungspotentiale der IP-Telefonie

Voice over IP-Technologie

Corporate Telephony Strategies for Enterprise Customers and Organizations (englisch)

 

Über den Autor

Ronald Schlager ist unabhängiger Trainer, Consultant, Buchautor und Blogger mit den Schwerpunkten Kommunikationstechnologien und deren Anwendungen.

Profile:
Ronald Schlager´s Bio, Amazon, Facebook, LinkedIn, Smashwords, Twitter, Xing

 

Fotoquelle: pixabay.com, Künstler: KlausAires