Mobilfunk – Wo sparen Sie? – Teil 4

Telecom Expense Management

Mobilfunk-Kosten zu managen ist eine Herausforderung. Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie sich Transparenz schaffen, Zeit und Geld ersparen.

Der erste Teil dieser Serie behandelte Rufnummern und deren Auswirkungen auf Kommunikationskosten. Der zweite Teil stellte die Grund- und Verbindungsgebühren der Dienste vor. Der dritte Teil beschrieb Dienstpakete und sonstige Leistungen.

Kostenmanagement – Mobilfunk

Monatliche Kontrolle

Monatliche Rechnungen der Provider bieten Ihnen regelmäßige Übersichten über angefallene Kosten für die Nutzung der Mobilfunkdienste. Diese erhalten Sie in Papierform oder elektronisch zum Download. Oft genügt ein „Überfliegen“ der einzelnen Rechnungsposten um „Ausreißer“ zu erkennen oder Problemnutzer zu kontrollieren. Meist sind nur einige wenige Anwender auch bei Großunternehmen Verursacher unnötiger Ausgaben. Diese sind im Einzelfall zu informieren und deren Tarifpakete an das Nutzerverhalten anzupassen.

Sortieren von Kosten

Haben Sie den Bedarf, Kosten den einzelnen Standorten oder Kostenstellen zuzuordnen, helfen Ihnen elektronische Rechnungsdaten. Die Dateiformate sind festgelegt und Sie können diese Daten in z.B. MS-Excel-Tabellen einspielen oder übergeben die Daten direkt in die Buchhaltungs-Software. Einige Kunden geben die Daten manuell in den Computer ein, was viel Arbeit verursacht. Einige Stunden (unproduktiver) Arbeitszeit sind die Folge.

Sortieren Sie Kosten nach unterschiedlichen Kriterien, ordnen Sie diese Anwendern zu oder „picken“ Sie sich spezielle Dienste heraus, die teurer sind. Überprüfen Sie die verrechneten SIM-Karten und das Nutzerverhalten. Nur so erkennen Sie Abo-Fallen (Ihr Anwender bezahlt den abonnierten Dienst, z.B. Handy-Parken, über die Mobilfunkrechnung) oder Anrufe zu kostenpflichtigen Mehrwertdiensten (erkennbar an Rufnummern die meist mit 09xx beginnen).

Die transparente Darstellung von Kosten für Anwender, Kostenstellenverantwortliche, Abteilungsleiter oder Standortverantwortliche ist für die meisten Firmen beim Kostenmanagement besonders wichtig.

Vergleichen Sie Mobilfunk-Kosten mit dem Nutzerverhalten

Stellen Sie die verrechneten Kosten in Relation zur Nutzung, um Einsparungspotentiale zu erkennen. Spätestens jetzt sind Einzelgesprächsnachweise und Detailinformationen der transferierten Datenmengen erforderlich. Diese stellt Ihnen Ihr Provider genauso wie die Rechnungsdaten als Datei zum Download zur Verfügung oder sendet Ihnen diese per E-Mail.

Vertragsmanagement und Providerwechsel

Analysieren Sie die abgeschlossenen Verträge und deren tatsächliche Nutzung und überlegen Sie, ob sinnvolle Alternativen zum dzt. gewählten Tarifpaket verfügbar sind. Meist sind mehr als 80% aller Tarifpakete überdimensioniert. Achten Sie auch auf die Taktung bei Gesprächsverbindungen (Details finden Sie im Teil 2 der Artikelserie). Hier lässt sich noch immer viel Geld sparen.

Identifizieren Sie ungenutzte SIM-Karten, um unnötige Ausgaben zu reduzieren. Denken Sie aber auch an Geräte, die lediglich „in Bereitschaft“ stehen und keine oder nur sehr selten aktive Gespräche darüber stattfinden.

Beachten Sie Vertragslaufzeiten und nutzen Sie „die Gunst der Stunde“ auslaufender Verträge, um kostengünstige Tarifwechsel vorzunehmen.

Bei Providerwechsel oder Ausschreibungen ist es hilfreich, sämtliche Kosten, aber vor allem auch die tatsächliche Nutzung der Mobilfunkdienste (Anzahl an Anwender, Bedarf für Sprach und Datendienste, Verbindungsminuten, Datenvolumen, aufgeteilt auf Entfernungszonen und Standorte) zu dokumentieren. Nutzen Sie Ihr Kostenmanagement als Informationsquelle.

Teilen Sie die Verantwortung auf

Nicht jeder Kostenstellen-Verantwortliche, Abteilungsleiter oder Standortmanager benötigt die gleichen Informationen. Ein Mitarbeiter verwaltet Verträge, ein anderer die Mobilgeräte, wieder ein anderer verwaltet Kosten. Eine klare Aufteilung der Aufgaben hilft, die Transparenz zu verbessern.

Mobilgeräte-Management

Die Anzahl mobiler Geräte steigt rasant. Mitarbeiter nutzen ihre privaten Geräte für Firmenzwecke (Stichworte: „Bring Your Own Device“, BYOD). Die Geräteverwaltung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Schaffen Sie sich einen Überblick, welcher Anwender welches Gerät nutzt, welche SIM-Karte in welchem Gerät steckt und welcher Vertrag vereinbart ist.

Zusammenfassung

Funktionen wie die oben beschriebenen sind in „Telecom Expense Management“-Produkten oder Cloud-Diensten implementiert. Sie schaffen Transparenz, ersparen Ihnen Zeit und helfen Ihnen beim Kostenmanagement und Geld sparen.

 

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Resourcen:

Buch „Mobilfunk-Technologien

Web-Service „Kostenmanagement

 

Über den Autor:

Ronald Schlager ist unabhängiger Trainer, Consultant, Buchautor und Blogger mit den Schwerpunkten Kommunikationstechnologien und deren Anwendungen.

 

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