Lizenzen für Enterprise-Telefonie – Womit Sie rechnen sollten – Teil 1

Kosten

Software-Lizenzen sind erforderlich für den Betrieb moderner Telefonie- und Unified Communications-Lösungen. Der erste von zwei Beiträgen gibt Ihnen Tipps, worauf Sie bei der Planung der Kernelemente achten sollten, um Lizenzkosten zu minimieren.

Der zweite Beitrag beschreibt Kosten für Vernetzung mit anderen Systemen, standortübergreifende Vernetzung, Konferenzen, Upgrades sowie Wartungs- und Servicegebühren.

Eine moderne Telefonie- und Unified Communications-Lösung umfasst Telefonie-Server, Gateways zu verschiedenen Netzen und Diensten, Session Border Controller (ist so etwas wie eine VoIP-spezifische Firewall), Hardphone, Softphone, Management-Werkzeuge, usw.

Je nach Gerätefunktion und –ausstattung sind Lizenzkosten von folgenden Faktoren abhängig:

 

Lizenzen für Hardware und Geräteausstattung

Die Art des Gerätes (Telefonie-Server, Präsenz-Server, Multimedia-Gateway,…) bestimmt die Höhe der Lizenzkosten wesentlich.

Zur Erhöhung der Verfügbarkeit der Gesamtlösung sind Redundanzfunktionen (pro Server, pro Gateway) wichtig. Damit steigen aber die Lizenzkosten.

Tipp: bei manchen Lösungen sind die Kosten abhängig von der Anzahl umzuschaltender Anwender auf das redundante System.

Sollten Sie bereits Server-Virtualisierungslösungen nutzen, kann es sinnvoll sein, sich Lizenzen für den virtuellen Betrieb eines Telefonie-Servers anbieten zu lassen. Damit entfallen Hardware-Kosten.

Die Wahl der Gehäuseart (Stand-alone-, Wand- oder Rack-Montage für den Verteilerschrank) kann zu unterschiedlichen Lizenzkosten führen.

Die Sprach- und Videoqualität hängt von vielen Faktoren ab, speziell aber von der Codierungstechnik. Da dafür meist spezielle Hardware (z.B. im Telefonhörer, in den Gateways) erforderlich ist, sind auch spezielle Lizenzkosten für diese Techniken zu bezahlen.

 

Lizenzen für Funktionen

Die Lizenzkosten sind vor allem vom Funktionsumfang der Lösung abhängig. Definieren Sie, welche Telefondienste Sie benötigen. Überlegen Sie, wie die Verbindungssteuerung aussehen soll. Definieren Sie die Anzahl und Type der zu unterstützenden Endgeräte pro Arbeitsplatz und die Anzahl an Endgeräten pro Benutzer. Programmpakete wie z.B. Presence, CTI Dialer, CTI mit TAPI oder CSTA, Hotelmodule, Call Center,…) sind meist kostenpflichtig. Sie bezahlen typischerweise pro Benutzer.

Bei Sprachverbindungen gilt allgemein, dass die Anzahl der gleichzeitigen Audiokanäle bzw. Gespräche, aber auch die Art der Audioverbindungen (statisch, dynamisch), hier speziell bei Durchsagesystemen oder Alarmserver, preisbestimmend ist.

Zugriff auf Verzeichnisdienste (über unterschiedliche Datenquellen) zur Verwaltung von Kontaktdaten und Suche in unterschiedlichen Verzeichnissen/Datenbanken ist ein modernes Leistungsmerkmale, das aber, abhängig von der Anzahl der Anwender hohe Lizenzkosten verursachen kann.

Auch Telefonbuch-Zugriffe über Webservices sind heutzutage realisierbar, aber auch hier gilt, dass die Funktion meist kostenpflichtig ist.

Die Anbindung eines Microsoft Exchange–Servers wird heute meist von Kunden gewünscht. Diese Funktion ist bei vielen Lösungen kostenpflichtig.

Messaging- (Mailbox-) Lizenzen sind abhängig von der Aufnahmekapazität pro Mailbox, der Anzahl an Mailboxen in Summe, der Gesamtspeicherkapazität aller Mailboxen in Summe, aber auch von der Anzahl der Alarmdurchsagen bei Alarmserver). Sollte das Mailbox-System eine eigene Hardware-Einheit sein, so sind noch die maximal gleichzeitigen Zugänge zum Mailbox-System kostenbestimmend.

In vielen Firmen sind Fax-Server im Einsatz. Die Lizenzkosten bestimmen vor allem die Anzahl der Benutzer und der gleichzeitigen Kanäle.

Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Dienste wie Sprachdurchsagen oder Sprachsteuerungen (z.B. Wählen Sie „1“ für den Support, „2“ für den Verkauf, „3“ für usw.) Kosten verursachen.

 

Lizenzen für Schnittstellen

Bestimmen Sie die Anzahl und Art der Schnittstellen eines Gerätes. Die Anzahl an Ports je Baugruppe beeinflusst die Lizenzkosten. Dies kann spätestens bei Erweiterungen einer Lösung zusätzliche Kosten verursachen.

Tipp: Achten Sie bei der Systemauswahl auf Erweiterungsmodule und die damit verbundenen Upgradekosten, sollte Ihre Lösung in z.B. 2 Jahren zu erweitern sein.

Die unterstützten Schnittstellen auf Providerseite („Amts“-seitig) sind häufig ISDN-Basisanschlüsse, ISDN-Primärmultiplexanschlüsse, analoge Ports (Foreign Exchange Office, FXO, Foreign Exchange Station, FXS) oder Ethernet (für SIP-Trunk-Anbindung zum Provider).

Tipp: da gerade in Deutschland, aber auch in vielen anderen Ländern, die ISDN-Technik auch teilnehmerseitig (nicht nur im Provider-internen Netz) durch Voice over IP-Technik abgelöst wird, stellt sich die Frage, ob eine Investition in ISDN-Lizenzen noch zeitgemäß ist.

Universal Serial Bus -(USB-) Schnittstellen dienen zur Anschaltung von Tastatur, Maus, Bildschirm, Speicher, Dongle,usw. Videoschnittstellen (wie DVI, HDMI, DisplayPort, VGA und andere benötigen Sie zur Anschaltung von z.B. Monitoren oder Videokameras und beeinflussen die Lizenzkosten eher nicht.

Teilnehmerkarten zur Anschaltung analoger, digitaler oder IP-Endgeräte erfordern eigene Lizenzen. Die Höhe der Lizenzkosten hängt in vielen Fällen von der maximalen Anzahl an unterstützten Benutzern pro Karte oder Schnittstelle ab.

Optionenkarten (für optionale Erweiterungen wie z.B. DECT-Sender für Schnurlos-Telefone , Voice over IP-Kommunikation, analoge oder digitale Faxübertragung, Voicemail, Vernetzung von Telefonielösungen untereinander,…) verursachen weitere Lizenzgebühren.

Abhängig von Softwareumfang und Umfang an Konfigurationsdaten ist die Größe der erforderlichen internen Speicherausstattung (RAM) und der Harddisk-Kapazität festzulegen. Daraus ergeben sich weitere Kosten. Die Dimensionierung erfolgt in der Regel durch den Anbieter.

Wollen Sie Schnurlos-Telefone nutzen, so sind Lizenzkosten für DECT-Server oder WLAN-Access Points sowie für deren Anbindung an die Telefoie-Lösung zu bezahlen. Auch der Einsatz integrierter oder externer Antennen kann die Kosten der Software beeinflussen.

Tipp: da die Höhe der Lizenzkosten in diesem Bereich von der Anzahl gleichzeitiger Gespräche und / oder der Anzahl an unterstützten Geräte abhängig sein kann, definieren Sie diese Parameterwerte.

Tipp: fragen Sie nach Bundle-Angeboten. Diese umfassen meist Basisstationen (Sendeanlagen) und Clients und helfen somit, Kosten zu sparen.

 

Lizenzen für Endgeräte

Definieren Sie die Anzahl und Type von Endgeräten (das sind die Nebenstellen bzw. Sprechstellen, die Sie in Summe in absehbarer Zeit erwarten, die Anzahl der SIP-Apparate, aber auch der SIP-Accounts. Dies kann dann wichtig sein, wenn Sie an die Lösung SIP-Endgeräte alternativer Hersteller anschalten wollen.

Tipp: informieren Sie sich, ob die Lösung Produkte alternativer Hersteller unterstützt, und wenn ja, in welchem Umfang.

Da es verschiedene Ausführungen von Soft-Clients (Telefonapparate-Software, die auf einem Computer am Schreibtisch, aber auch im Smartphone laufen kann), überlegen Sie genau, wieviele Lizenzen Sie für welche Computer (speziell Betriebssysteme) benötigen.

Die Anzahl und Art mobiler Clients sowohl für Inhouse-Funksyysteme (wie DECT oder WLAN) oder öffentliche Mobilfunkdienste (wie  GSM, UMTS oder LTE) bestimmt die Lizenzkosten für diese Endgerätegruppe.

Soll Ihre Lösung noch analoge oder digitale Faxgeräte unterstützen, legen Sie Menge und Gerätestandards (Gruppe 3,Super G3, Gruppe 4) fest, die zu unterstützen sind.

 

Der folgende Beitrag beschreibt Kosten für Vernetzung mit anderen Systemen, standortübergreifende Vernetzung, Konferenzen, Upgrades sowie Wartungs- und Servicegebühren.

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Über den Autor

Ronald Schlager ist unabhängiger Trainer, Consultant, Buchautor und Blogger mit den Schwerpunkten Kommunikationstechnologien und deren Anwendungen.

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