Geschäftsprozesse verbessern durch UC – Teil 1

Im Vordergrund Ihres Enterprise-Telefonie-Projekts sollte die Verbesserung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse stehen. Damit einher geht auch die Steigerung der Produktivität und Effizienz des Unternehmens. Automatisch ergeben sich dadurch auch Kosteneinsparungen.

Enterprise-Telefonie- und Unified Communications-Lösungen übertragen nicht nur Telefonate und Faxe, sondern auch Videos und Daten. Zusätzlich bieten sie eine ganze Reihe kostengünstiger oder gar kostenloser Dienste. Durch geeignete Maßnahmen lassen sich Firmenabläufe optimieren, neue Kommunikationsdienste implementieren und Investitions- und / oder Betriebskosten minimieren. Der Teil 1 dieser Artikelserie beschreibt verschiedene Ziele zur Zusammenarbeit in Teams, die Sie verfolgen können.

Instant Messaging

Der Austausch von Textkurznachrichten (Instant Messaging, IM) erlaubt seit vielen Jahren z.B. die Bearbeitung von Anfragen von Arbeitskollegen während eine andere Tätigkeit verrichtet wird. Da nur minimale Unterbrechungen der Aufmerksamkeit für eine bestimmte Aufgabe auftreten, ist dies für den betroffenen Mitarbeiter (bis zu einem gewissen Maß) tolerierbar.

Zusammenarbeit in Teams

Speziell für die Zusammenarbeit in Teams (Collaboration) ist die Bereitstellung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (File Sharing) ein wichtiger Dienst. Daten- und Kalendersynchronisation, die Veröffentlichung von Terminen und Aufgabenkoordination sind interessant.

Spezielle Werkzeuge helfen dabei, die Zusammenarbeit zu verbessern. Sie unterstützen meist mehrere Funktionen: direktes Telefonieren am Computer (Soft-Phone), Unified Messaging (eine Benutzeroberfläche für viele asynchrone Dienste, z.B. Sprachnachrichten, E-Mails, Instant Messaging, Videonachrichten, etc.) oder Unified Communications (eine Benutzeroberfläche für viele Kommunikationsdienste, Sprache, Fax, Video, Daten, etc.).

Unified Communications-Lösungen bieten viele Hersteller an. Der Vorteil dieser mächtigen Werkzeuge liegt in der sehr guten Integration verschiedener Funktionalitäten in einem einzigen Produkt. Die Kosten solcher Lösungen sind von vielen Faktoren abhängig.

Alternativ nutzen immer mehr Kunden den „Best-of-Breed“-Ansatz, wobei das Beste unterschiedlicher Elemente verschiedener Hersteller zu einer Unified Communications-Plattform kombiniert wird. Die Kosten lassen sich hier sehr gut durch Auswahl der tatsächlich notwendigen Funktionen beeinflussen. Zusätzlich sind immer mehr Cloud-Dienste verfügbar, die sehr skalierbar sind und die Kosten dafür sind minimal.

Integration sozialer Netze

Die Integration in soziale Netze ist relativ neu, erlaubt sie doch die Anwahl eines Gesprächspartners über z.B. Facebook. Die Idee dahinter ist, dass Sie für Ihr Unternehmen für die Business-to-Consumer- und Business-to-Business-Bereiche eigene Facebook-, Xing- und andere Profile bereitstellen, um Ihre Kunden besser zu unterstützen oder für Ihre Kunden leichter erreichbar zu sein. Spezielle Plattformen erlauben Facebook-, Xing- und anderen Nutzern die telefonische Einwahl zu definierten Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Somit intensiviert sich der Dialog mit Ihrem (zukünftigen) Kunden und das trägt zur Kundenbindung bei.

Integration der Telefonie in die IT-Welt

Sie haben die Wahl, Ihre Telefoninfrastruktur als separate Lösung zu betreiben (mit separater Verkabelung, separaten Switches und Routers, Servers und sonstigen Komponenten) oder in Ihre bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren.

Aus Sicht eines Unternehmens und des Gesamtsystems ist der komplett getrennte Aufbau und Betrieb einer Netzwerkinfrastruktur inklusive der erforderlichen Server nicht zu empfehlen, da eine echte Anwendungsintegration damit mehr als erschwert wird und Synergieeffekte völlig ausbleiben.

Allerdings lassen sich durch den parallelen Aufbau und den Betrieb der Infrastrukturen die Bereitstellung von Telefon- und Faxdienste unabhängig von der IT-Abteilung anbieten. Eigenständige, autonome Abteilungen zur Bereitstellung von Telefondiensten bleiben erhalten.

 

Wie optimieren Sie in Ihrem Unternehmen Ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Unified Communications-Plattformen? Was nutzen Ihre Mitarbeiter tatsächlich? Wo sind Verbesserungen notwendig?

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Resourcen

Der Teil 2 zum Thema „Geschäftsprozesse verbessern durch UC“ beschäftigt sich hauptsächlich mit dem Einsatz von Videokommunikation.

Buch „Auswahl von Enterprise-VoIP-Systemen

Seminar-Handout „Voice over IP – Chances, Changes, Challenges

Über den Autor:

Ronald Schlager ist unabhängiger Trainer, Consultant und Buchautor mit dem Schwerpunkt Kommunikationstechnologien und ihre Anwendungen.

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